Електронний документ як елемент цифрової трансформації суб’єктів економіки

Abstract

Досліджено сутність електронного документообігу підприємства та розкрито основні складові організації цього процесу. Досліджено місце електронного документа в системі управління підприємством. Розкрито особливості переходу на використання електронного документування та визначено даний процес як основний напрям розвитку й удосконалення роботи обліково-фінансової служби підприємства. Доведено, що цифрові документи стають незамінними для всіх, хто цінує комфорт у роботі, ефективність та високий рівень безпеки. З практики зрозуміло, що ті підприємства, де започаткована цифрова трансформація, отримали конкурентні переваги та здатні опрацьовувати великі масиви інформації. Тому робота з документами в цифровій формі дозволяє, серед іншого, економити час і місце. З’ясовано, що інформаційне забезпечення діяльності системи управління залежить від якості документування, збереження й використання раніше створеної інформації, створює фундамент процесу. Усі типи документів можна перетворити в цифрову форму: від простих бухгалтерських записів до особистих файлів різного типу та формату або багатосторінкових комерційних контрактів. Найпоширеніші з них: рахунки-фактури та банківські виписки. Спеціалізоване обладнання, яке сьогодні доступне у цьому процесі, дозволяє сканувати одночасно 250 документів менш ніж за 5 хвилин. Визначено основні бар’єри для віддаленого режиму роботи в умовах пандемії, за яких виникає необхідність безперервної роботи з використанням комп’ютера. Даний процес ускладнюється паперовими документами, які потребують транспортування до домівок працівників, та впровадження додаткових процедур, пов’язаних з інформаційною безпекою. Дана проблема провокує значне зростання зацікавленості до оцифрування серед підприємств, зокрема щодо документації з оплати праці, через велику частку паперових документів у даному процесі та обмежувальні заходи, пов’язані з захистом персональних даних.

The essence of electronic document management of the enterprise is investigated and the main components of this process organization are revealed in this paper. The place of the electronic document in the enterprise management system is investigated. The peculiarities of transition to the application of electronic documentation are revealed and this process is defined as the main direction of development and improvement of the accounting and financial service of the enterprise. It is proved that digital documents are becoming indispensable for everyone who appreciates comfort, efficiency and high level of security. From practice, it is evident that those companies where digital transformation is started, have gained competitive advantages and are able to process large amount of information. Therefore, working with documents in digital form can, among the other things, save time and space. It is defined that the information support of the management system depends on the quality of documentation, storage and use of previously created information, creates the foundation of the process. All types of documents can be converted to digital form: from simple accounting records, to personal files of various types and formats or multi-page commercial contracts. The most common of these are invoices and bank statements. Specialized equipment, which is available today in this process, makes it possible to scan 250 documents simultaneously in less than 5 minutes. The main barriers for remote operation under pandemic conditions, with the need of continuous computer use, are identified. This process is complicated by paperwork, which requires transportation to employees' homes and the introduction of additional procedures related to information security. This problem provokes a significant increase in interest in digitization among businesses, particularly regarding payroll documentation, due to the large share of paper documents in this process and restrictive measures related to the protection of personal data.